SỔ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Trong quy trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp đã đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. Quản lý thông tin của nhân sự mới gồm khác gì với những người cũ tốt không? Cùng xem thêm và sở hữu về tệp tin Excel quan sát và theo dõi nhân sự bắt đầu của mascordbrownz.com.vn dưới đây.

*

Biểu mẫu mã Excel theo dõi nhân sự mới

1. Các thành phần của một file Excel theo dõinhân sự mới

Trong file theo dõi nhân sự mới bằng Excel bao gồm những trường tin tức sau:

Mã nhân viên (mã chấm công): từng nhân sự được gán với cùng một mã số cố định không trùng nhau. Lúc nhân sự kia nghỉ việc, mã số này đề xuất được không thay đổi (không gán lại cho những người khác).

Bạn đang xem: Sổ quản lý nhân sự

Họ và tên

Email cá nhân

Email nội bộ: Là thư điện tử doanh nghiệp, thường xuyên được đặt theo một bí quyết chung, ví dụ: .
.vn. Trong tất cả trường hợp liên quan tới công việc, nhân sự đề nghị dùng thư điện tử này chứ chưa hẳn email cá nhân.

Số năng lượng điện thoại

Ngày sinh

Giới tính

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản lí lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên gọi vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao hàm cả màn chơi hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales level 1

Lương offer

Lương cơ bản

Ngày ban đầu làm việc: Là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng chính là ngày ban đầu ký thích hợp đồng thử việc

Loại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở có tác dụng việc: Trụ sở, chi nhánh 1, trụ sở 2,...

Địa chỉ hiện nay tại

Địa chỉ hay trú

Số CMTND, ngày cấp, chỗ cấp

Các loại sách vở cần thiết: Sơ yếu đuối lý định kỳ có chứng thực địa phương, bạn dạng sao công chứng CMTND hoặc CCCD, phiên bản sao công chứng giấy khai sinh, phiên bản sao công hội chứng sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công triệu chứng bằng xuất sắc nghiệp, Giấy xét nghiệm sức khoẻ gồm dấu đỏ, phù hợp đồng gồm chữ ký và vệt đỏ, có thể thêm ảnh thẻ. Nhân sự cần phải có đủ hồ nước sơ để hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng lao động.

2. Cần kết hợp theo dõi nhân sự mớivới hầu như biểu mẫu mã nhân sự Excel làm sao khác?

Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, thành phần tuyển dụng chỉ việc quan vai trung phong tới một trong những thông tin cơ phiên bản như họ cùng tên, thông tin liên hệ, chuyên môn học vấn, kinh nghiệm làm việc,... Thì quản lý nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn thế nữa thế.

Để quản lý một cách bao quát và không thiếu hồ sơ nhân sự, thì xung quanh file danh sách theo dõi nhân sự mới,doanh nghiệp phải sở hữumột hệ thống gồm 5biểu mẫu mã Excel khác:

File Excelquản lý list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan tuyệt nhất về thông tin của các nhân sự đang thao tác làm việc tại công ty (đang trong thời hạn phù hợp đồng).

File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: chưa phải là nhân sự mới hay nhân sự ngủ việc, biến động tiền lươngbao gồm những trường thích hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, giảm level, giao vận vị trí, đưa công tác,... Trong tệp tin Exceltheo dõi dịch chuyển này, cần để ý tới ngày sự thay đổi có hiệu lực.

Để hỗ trợ phần tử nhân sự những doanh nghiệp, mascordbrownz.com.vn sẽ tổng thích hợp thông tin toàn bộ 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để sở hữu về miễn phí.

*

Các tư liệu khác hoàn toàn có thể tải về:

1.Bộ từ điển năng lực & bạn dạng mô tả công việc cho 60+ địa chỉ trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công mới nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện tại hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy định lương thưởng, phụ cấp cho và xử phạt cần sử dụng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy công ty (bản không hề thiếu 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên (employee handbook) phiên bản đầy đầy đủ 38 trang

3. Có giải pháp nào sửa chữa biểu chủng loại Excel để cai quản hồ sơ nhân sự cấp tốc - gọn gàng - đúng đắn - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bởi Excel từ tương đối lâu đã được xem là nhiệm vụ thân thuộc của bộ phận Nhân sự những doanh nghiệp. Sự thân thuộc này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn sẽ từng ngày từng ngày một trung thành với quá trình tra soát, nhập liệu thủ công bằng tay trên hầu như file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt đề nghị làm. Thế nhưng, công cụ rất có thể sử dụng đâu mang định chỉ rất có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy tế bào trung bình và khủng trên trái đất sẽ áp dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho các nhiệm vụ quản ngại trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 lấp sóng rộng rãi, thậm chí còn trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ máy học (Machine Learning - ML) vẫn đóng vai trò đặc trưng trong nhiều nhiệm vụ quản trị cùng vận hành; vậy chẳng tất cả gì khó hiểu khi doanh nghiệp thay thế Excel bởi một công cụ tiến bộ hơn để cai quản nhân sự.

Và quan trọng đặc biệt hơn hết, việc tận dụng tối đa một phương án tiện ưu điểm giúp doanh nghiệp chưa hẳn tập trung không ít vào các quá trình liên quan liêu tới thủ tục mà không tạo ra năng suất làm cho việc.

a. 06 điểm yếu kém của biểu mẫu mã Excel khi sử dụng để quản lý nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất nặng nề để rà soát soát toàn diện và tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây khó dễ việc ra quyết định

Khi đưa ra quyết định sử dụng biểu chủng loại Excel để quản lý nhân sự, chắc rằng doanh nghiệp đã hiểu được dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán ở các file không giống nhau. Chúng ta cũng ngầm gật đầu sẽ tiêu tốn thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề này không đơn giản dễ dàng chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực mang lại doanh nghiệp, mà hơn nữa dẫn tới những hệ luỵ nguy hiểm hơn - ngăn trở việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, với việc nhanh chóng ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.

Không bảo vệ bảo mật

Lẽ đương nhiên là nhà thống trị nào cũng muốn bảo mật các thông tin vào doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác thống trị nhân sự chứa không ít dữ liệu như vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số đúng theo đồng, tại sao nghỉ việc,...

Tuy nhiên, những biểu chủng loại Excel thực thụ không đảm bảo bảo mật. Không tồn tại phân quyền, ko có khu vực dữ liệu nào được lưu lại “chỉ dành cho người quản lý” cả. Tuy vậy chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy vậy vẫn không tránh khỏi khác trường thích hợp bị rò rỉ ra ngoài.

Xem thêm: 10 Cách Làm Mặt Nạ Cám Gạo Giúp Trắng Da Ngừa Mụn, Cách Làm Trắng Da Mặt Bằng Cám Gạo

Đó là không kể nhiều người dân sẽ đề nghị dùng tầm thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,... Việc điều hành và kiểm soát bảo mật gần như là là không thể.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn nhiều mọt nguyhại cho doanh nghiệp

Không thể giữ lại “thừa kế” cho tất cả những người sau

Giả sử gồm một chủ tịch nhân sự mới đến đón nhận công việc, dẫu vậy cô ấy lại quan trọng “giải mã” bí quyết đặt tên và sắp xếp các thông tin bên trên biểu mẫu mã Excel mà tín đồ cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài câu hỏi phải sửa đổi các biểu chủng loại đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn thế nữa là bước đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu cai quản nhân sự bởi Excel là 1 trong tài nguyên quý hiếm của doanh nghiệp, mà lại thật tiếc là không có tác dụng bàn giao cùng thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích đúng theo kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có khá nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, quản lý tài sản, cai quản tài liệu, phần mềm chat, chữ ký kết điện tử,... Yếu điểm của biểu mẫu Excel là quan trọng tích hợp với những công cụ tiến bộ đó.

Ngay cả cùng với những phương tiện phổ biến hơn hẳn như là đồng hồ, định kỳ biểu hay email thì Excel cũng không kết nối được.

Dễ khiến ra những lỗi sai bởi thao tác của bé người

Tất cả các làm việc của con người trên biểu mẫu Excel, từ những việc nhập liệu tới search kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... đầy đủ được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con người không được lập trình sẵn sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; tuy thế không cung cấp được con fan thì là thiếu thốn sót của công cụ.

Sai lầm đã còn xẩy ra thường xuyên không chỉ có thế khi đa số người cùng truy vấn và chỉnh sửa một tệp tin Excel. Tức thì tại lúc nhìn thấy fan khác đang làm việc trên cùng một hình ảnh với mình, chuyên viên của bạn đã sở hữu thể bị mất tập trung và tạo ra nhầm lẫn.

Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Lúc càng có tương đối nhiều nhân viên thì cơ sở tài liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Cần thiết giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói bí quyết khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thống trị nhân sự bởi biểu mẫu Excel truyền thống lâu đời gần như thể không tưởng.

b. ứng dụng quản trị thông tin nhân sự mascordbrownz.com HRM là giải pháp hàng đầu để sửa chữa thay thế biểu chủng loại nhân sự Excel

Bộ ứng dụng quản trị nhân sự mascordbrownz.com HRM+

Thấu hiểu những bài toán trong nghiệp vụ quản trị và những nhược điểm của biểu mẫu mã nhân sự Excel kể trên, mascordbrownz.com.vn vừa mới đây đã cho trình làng một phương án thay thế tuyệt đối - Phần mềm cai quản thông tin nhân sự mascordbrownz.com HRM.

mascordbrownz.com HRM tất cả thể auto tạo ra các report chuyên sâu, giúp bạn nhanh lẹ đưa ra đưa ra quyết định nhân sự

Đâu là đều chỉ số đặc biệt quan trọng cần thống kê trong cai quản trị nhân sự? số lượng nhân sự và workload của những phòng ban? Tổng số chi phí thuế phải nộp? Tổng số chi phí lương cần trả toàn công ty? Số chi phí lương ở trong phòng marketing? nấc lương mức độ vừa phải trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán auto từ những dữ liệu sẵn có của công ty trên phần mềm, với hiển thị ngay tắp lự (real-time) trong mục báo cáo.

Như vậy, bất kể lúc nào chúng ta có thể nắm được tình trạng tổng quan về nhân sự vào doanh nghiệp để lấy ra những quyết định đúng đắn.

*

Một phần giao diện các report được tạo auto từ những thông tin nhân sự bên trên mascordbrownz.com HRM

mascordbrownz.com HRM có công dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ người được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một file Excel thuận tiện được share ra ngoài; thì để truy vấn được vào khối hệ thống mascordbrownz.com HRM của doanh nghiệp, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được tạo thành và kiểm soát điều hành bởi chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ gồm lãnh đạo cùng một vài nhân viên nhân sự cao cấp mới tất cả quyền sửa đổi dữ liệu toàn công ty, còn quản lý chỉ bao gồm quyền xem (chứ chưa phải chỉnh sửa) tài liệu của cấp dưới thuộc cơ quan mình.

Đối với ánh mắt từ phía nhân viên, mascordbrownz.com.vn có cung ứng thêm một vận dụng khác để họ tự xem thông tin cá thể và những dữ liệu thao tác làm việc khác của bạn dạng thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên mascordbrownz.com Me, còn được gọi là Trang hồ nước sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không chỉ là bảo mật thông tin tốt hơn, ứng dụng của mascordbrownz.com còn đề cao tính minh bạch, đáp ứng mong muốn theo thông tin được biết của nhân viên trong những khi vẫn đảm bảo an toàn quyền kiểm soát và điều hành của doanh nghiệp.

mascordbrownz.com HRM có thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng, dễ ợt bàn giao mang đến người thống trị khác

Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu vô thuộc lớn, kỹ năng hiển thị cũng rộng gấp các lần so với một biểu mẫu mã Excel nên không có thông tin nào giống như một “mã số túng bấn ẩn” cả.

Ngay cả hình ảnh và phương pháp sắp xếp các trường tin tức cũng theo như đúng quy chuẩn chỉnh và logic, đảm bảo dễ dàng hiểu hiểu và áp dụng cho một tín đồ mới - đề cập cả là một trong những trưởng phòng nhân sự tay nghề cao hay một chuyên viên mới vẫn còn đó “gà mờ”.

*

Một phần hình ảnh của Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự mascordbrownz.com HRM

mascordbrownz.com HRM có khả năng tích hợp bự theo cả chiều rộng và chiều sâu

Trong bộ chiến thuật quản trị nhân sự toàn vẹn của mascordbrownz.com.vn còn nhiều phần mềm có ích khác: phần mềm onboarding nhân viên mới, chấm công bình nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản ngại trị mục tiêu, làm chủ tài sản,... ứng dụng HRM được tích hợp nghiêm ngặt với toàn bộ các ứng dụng này - và cả các công cụ phía bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, bên trên mascordbrownz.com HRM, nhân sự A có thông tin mã chấm công là 072, thư điện tử nội cỗ là nguyenvana